La dématérialisation traduit le processus qui consiste à ramener en format numérique des fichiers ou documents matériels. Elle joue donc un rôle important dans l’amélioration de la productivité de l’entreprise. Bien qu’elles soient minimes, la numérisation n’est cependant pas dépourvue de failles. Voici quelques inconvénients de la dématérialisation.
Des risques dans la sécurité
L’un des plus grands risques de la dématérialisation réside dans la sécurité. En effet, pour dématérialiser, il faut stocker partiellement ou totalement certains documents. Ces derniers représentent des données fragiles pouvant être compromises, quel que soit le support utilisé. Si vous consultez ce site, vous en apprendrez plus sur la sécurisation des données en dématérialisation. Diverses thématiques ayant trait à la digitalisation nécessitent une analyse stricte au départ pour protéger vos prochains processus. Avant de procéder à la numérisation, vous devez alors tenir compte du processus de stockage de vos données électroniques. Si vous ne disposez pas d’un logiciel certifié et conforme à la législation en vigueur pour la facturation, des pertes ou fraudes liées aux données peuvent survenir. Il vous faut donc installer un logiciel de Gestion Électronique des Documents (GED).
Assez d’investissement
En procédant à la dématérialisation, l’entreprise réduit considérablement son utilisation de papier pour le traitement de ses documents. Cependant, cette solution requiert un investissement assez important en temps et en argent. Dans le cas des futurs documents à produire, il n’y a pas de problème, mais pour ceux existant déjà et à archiver, il faut de la patience et du temps. De plus, en vue de limiter les risques en rapport avec le stockage plus tard, l’acquisition de matériel performant et flexible est essentielle. De même, les besoins en masse de données grandissent de jour en jour, or, ils coûtent vraiment cher. L’installation pour les PME d’un logiciel GED adapté coûte entre 9 000 et 20 000 €, sans considérer le fait que cette entreprise pourrait s’agrandir un jour. À part cela, vous devriez aussi prévoir les frais d’entretien des installations.
Des connaissances spécifiques
Pour dématérialiser, il faut des connaissances spécifiques en informatique. Il y a des outils digitaux propres à la dématérialisation qui augmente la recherche permanente de spécialiste. Il faut constamment rechercher des compétences pour s’adapter aux nouvelles technologies et fournir un service de qualité aux entreprises. Déceler des talents ayant des compétences en communication, en pédagogie, en adaptation et écoute, une parfaite connaissance des systèmes d’information (SI) peut s’avérer compliqué. Toutefois, il existe de nouvelles plateformes proposant leurs services en gestion et administration et même formation dans le domaine de la digitalisation.
Les bulletins de facturation et la dématérialisation
En matière de numérisation des documents, les bulletins de paie, les factures sont aussi numérisés. Ce qui contribue à améliorer les finances et facilite le stockage de données aux salariés. L’établissement de bulletins de paie électronique est assez complexe. Avec les règles juridiques, il doit être stocké dans un espace sûr et confidentiel. Il y a donc 4 exigences encadrant les bulletins de facturation : l’intégrité des données, la confidentialité, la disponibilité et l’accessibilité. Sans cela, le document n’aura aucune valeur légale.
Enfin, entre la menace de sécurité des données, les divers investissements, les compétences requises et la complexité d’élaboration des bulletins de facturations, la dématérialisation reste une excellente option pour les sociétés en quête de développement.